Travel Office & Global Remote Work - Chancen, Risiken und rechtliche Grundlagen
Ortsunabhängiges Arbeiten liegt voll im Trend und das nicht mehr nur bei Digitalen Nomaden. Auch immer mehr Festangestellte möchten ihr Home Office ins Ausland verlagern und so Arbeiten und Reisen verbinden.
In diesem Artikel erfährst du:
was es mit den Begriffen Global Remote Work und Travel Office auf sich hat
welche Vor- und Nachteile diese Art des ortsunabhängigen Arbeiten hat
wie die Rechtslage dazu ist
Legen wir gleich los!
Inhaltsverzeichnis
Was ist Remote Work?
Was ist Global Remote Work bzw. Travel Office?
Ein Bestandteil vom New Work Konzept
Was für dich als Arbeitgeber für das Travel Office spricht
Risiken von Global Remote Work
Die beste Lösung: eine Testphase!
Unter welchen Voraussetzungen funktioniert remotes Arbeiten?
Der Unterschied zum Home Office ist gar nicht so groß
Rechtliche Grundlagen
Die Theorie kann verwirren, wie sieht es in der Praxis aus?
Solltest du nun deinen Mitarbeitern Remote Work erlauben?
Fazit: Warum nicht mit einer Testphase starten?
Was ist Remote Work?
Eine festgelegte Definition für den Begriff Remote Work gibt es nicht. Grundsätzlich kann jeder Arbeitsort, der nicht das Firmenbüro ist, als remote bezeichnet werden. Überwiegend wird der Begriff genutzt, um ortsunabhängiges Arbeiten zu beschreiben, was auch unter Fernarbeit bekannt ist.
Wie flexibel der Arbeitsort ist, ist eine individuelle Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Es gibt z.B.
City Remote Jobs
Der Mitarbeiter darf seinen Arbeitsort innerhalb einer Stadt aussuchen.
Half Remote Jobs
Der Mitarbeiter darf seinen Arbeitsort zeitweise, z.B. für 3 Tage selbst bestimmen.
Full Remote Jobs
Der Mitarbeiter darf seinen Arbeitsort komplett alleine auswählen (evtl. innerhalb eines Landes).
Viele Infos, Jobbörsen, Erfahrungsberichte zum remoten Arbeiten findest du auf dem genialen Blog moveyouroffice!
Was ist Global Remote Work bzw. Travel Office?
Links der Laptop, rechts der Cocktail und nach vorne der Blick zum Meer: dieses Bild kennt man von Digitalen Nomaden. Digitale Nomaden sind Selbständige und Freelancer, die zum Arbeiten quasi nur ihren Laptop brauchen und überall auf der Welt leben und arbeiten können.
Auch immer mehr Angestellte stellen fest, dass sie für ihren Job auch nur ihren PC und eine Internetverbindung brauchen. Home Office im Ausland - die digitale Transformation macht's möglich.
Gerade der vermehrte Einsatz des Home Office hat bei vielen Festangestellten die Frage aufgeworfen: warum kann ich nicht statt bei mir Zuhause in einer Ferienwohnung an der Ostsee arbeiten… oder Mallorca … oder auf Bali? Globales, remotes Arbeiten - Global Remote Work eben.
Im Angestelltenverhältnis überall und international arbeiten zu können, das ist das Travel Office.
Tagsüber im airbnb arbeiten und nach Feierabend an den Strand oder eine neue Stadt erkunden, das ist der Traum vieler Angestellter geworden.
Dabei geht es auch um die Freiheit, selbst zu entscheiden, wann man wo ist und wie lange und dies eben nicht mit seinem Arbeitgeber vorher genauestens besprechen zu müssen.
Ein Bestandteil vom New Work Konzept
New Work beschreibt einen strukturellen Wandel in der Arbeitswelt. Freiheit, Flexibilität, Digitalisierung und das Wohlfühlen am Arbeitsplatz sind Aspekte, die immer mehr in den Fokus der Arbeitnehmer geraten.
Monetäre Anreize verlieren ihre Wirkung gegen Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben oder Sinnhaftigkeit der Arbeit.
Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeiten zum Home Office sind heutzutage vielen Mitarbeitern wichtiger als ein hohes Gehalt oder ein Dienstwagen.
Das Travel Office bzw. Global Remote Work ist wohl die stärkste Form des orts- und zeitunabhängigem Arbeiten und spiegelt dabei den digitalen Aspekt der Globalisierung wieder.
Was für dich als Arbeitgeber für das Travel Office spricht
Warum du dieses neumodische Konzept für dich als Arbeitgeber in Betracht ziehen solltest und in welchen Punkten du sogar richtig davon profitieren kannst, erfährst du jetzt.
Zufriedenheit & Motivation
Hat dein Mitarbeiter den Wunsch in verschiedenen Ländern zu arbeiten, steigt die Zufriedenheit und auch die Motivation, was sich wiederum positiv auf die Produktivität auswirken kann. Auch die Leistungsbereitschaft und - fähigkeit kann durch die Befriedigung dieses Bedürfnisses gesteigert werden.
Daher ist diese moderne Art zu arbeiten auch Inhalt des Happiness Managements bzw. Feel Good Managements.
Und nicht nur die Erfüllung eines Wunsches an sich sorgt für mehr Wohlbefinden: auch die neue, spannende Umgebung oder sonniges Wetter nach Feierabend kann die Performance deines Mitarbeiters verbessern.
Alles rund ums Thema Motivation erfährst du in diesem Artikel → Grundlagen der Motivation und was sie für das Arbeitsleben bedeuten
Mitarbeiterbindung verstärken
Ermöglichst du deinem Mitarbeiter einen lang ersehnten Traum, wird sich die Mitarbeiterbindung und verstärken und es wird vermutlich eine hohe Dankbarkeit entstehen.
Gelingt die internationale Zusammenarbeit, gewinnen beide Parteien ein enormes Vertrauen ineinander und echte Loyalität wird aufgebaut.
Zuerst braucht es natürlich Vertrauen, einem Mitarbeiter diese Freiheit zu geben - auf beiden Seiten. Du musst deinem Angestellten vertrauen, dass er seine vereinbarte Leistung erbringt und er muss dir Vertrauen, dass du ihn nicht kündigst, wenn er am anderen Ende der Welt ist. So erfüllst du ein Bedürfnis nach Sicherheit, zu dem wir jetzt kommen.
Sicherheit - für beide Seiten
Dein Mitarbeiter hat den Wunsch zu reisen und die Welt zu sehen und dennoch möchte er in deinem Unternehmen bleiben. Das alleine zeigt schon, dass ihm der Job bei dir wichtig ist.
Du kannst aber noch mehr erkennen: dein Mitarbeiter sehnt sich nach Sicherheit. Er möchte seine finanzielle Situation und seine berufliche Tätigkeit beibehalten. Er könnte kündigen, sich einfach einen anderen Remote Job suchen oder sich selbständig machen, doch dieses Risiko möchte er nicht eingehen.
Dies gibt dir auch die Sicherheit, dass dein Mitarbeiter wirklich gerne bei dir bleiben möchte und du auf ihn zählen kannst.
Lehnst du einen Antrag auf Global Remote Work ab, hast du stets die Unsicherheit, ob dein Mitarbeiter kündigen wird.
Persönlichkeitsentwicklung deiner Mitarbeiter
Reisen ist eines der beliebtesten Hobbies der aktuellen Zeit. Wunderschöne Orte, neue Kulturen, fremde Sprachen - beim Reisen erleben wir Dinge, die wir nie wieder vergessen werden.
Wenn du schon einmal länger verreist bist, weißt du aus erster Hand, dass zu den schönen Erfahrungen aber auch jede Menge Probleme kommen: Visum, Untervermietung der Wohnung, Auslandskrankenversicherungen und die Reise hat noch nicht einmal begonnen.
Vor Ort herrschen andere Sitten und Gesetze, es kann zu Verständigungsproblemen kommen und manchmal gibt es echte Gefahren wie eine hohe Kriminalität oder eine giftige Tierwelt.
Warum das wichtig für dich als Arbeitgeber ist?
Dein Mitarbeiter lernt in dieser Zeit unheimlich viel und wächst über sich hinaus. Er ist auf sich gestellt und muss Verantwortung übernehmen, Lösungen finden und Entscheidungen treffen. Stressige Situationen und Probleme erhöhen die Resilienz und die Frustrationstoleranz. Und genau das wünschst du dir doch von einem guten Angestellten, oder nicht?
Reisen ist sehr gut für die Persönlichkeitsentwicklung und stärkt das Selbstvertrauen.
Von den ganzen neuen Eindrücken, kann also auch dein Unternehmen profitieren.
Attraktives Employer Branding
Die Vereinbarung von Arbeits- und Privatleben durch ort- und zeitunabhängiges Arbeiten ist gerade für jüngeren Generationen von enorm hoher Bedeutung und wichtiger als monetäre Anreize wie ein hohes Gehalt oder ein Dienstwagen.
Wenn du dich als remoter Arbeitgeber präsentierst, kannst du aus einer Masse an Arbeitgebern hervorstechen. Zudem ziehst du kreative sowie arbeitsbereite Bewerber an, die das “Out of the Box Thinking” mitbringen.
Ermöglichst du deiner Belegschaft diese Art von Work & Travel, werden sich bei dir Personen bewerben, deren Arbeitgeber dies eben nicht tun.
Einsparung von Kosten
Sind mehrere deiner Mitarbeiter im Ausland unterwegs, benötigst du nicht mehr so viele Arbeitsplätze in Büros. Du kannst also Miete, Nebenkosten und Kosten für Büroausstattung reduzieren. Langfristig ist hier deutliches Einsparpotenzial.
Risiken von Global Remote Work
Natürlich birgt das Remote Arbeiten um den Globus auch Risiken. Auf diese gehen wir nun genau ein.
Vertrauensvorschuss
Einem Mitarbeiter das erste mal ortsunabhängig arbeiten zu lassen, erfordert einen Vertrauensvorschuss von deiner Seite. Doch hier spricht eigentlich nichts dagegen, solange der Mitarbeiter sich bisher keinen Fauxpas geleistet hat.
Mehr Aufwand
Du bzw. deine Personalabteilung wird einen Mehraufwand durch die Organisation des Auslandsaufenthalt bekommen. Insbesondere bei oft wechselnden Orten wäre es sehr mühselig, die gesamte Route auf den Tag genau vorher abzusprechen und erst genehmigen zu wollen.
Die Lösung hier: Lasse ihn die Planung alleine übernehmen und dir den Plan dann zukommen.
Mehr Kosten
Zum einen bedeutet der genannte Mehraufwand mit anderen Worten mehr (Personal)Kosten. Dazu können weitere Kostenpunkte entstehen, wenn z.B. der Arbeitslaptop kaputt geht und ein neuer versendet werden muss.
Oft sind die Mitarbeiter bereits, diese Extra Kosten zu tragen.
Mehr Stress und Anstrengungen für den Mitarbeiter
Eine lange Reise zu planen, kann stressig sein und einiges an Anstrengung mit sich bringen. Zeiträume bestimmen, passende Apartments finden, Flüge buchen, Visum beantragen etc. ist oftmals nicht so leicht, wie es sich anhört.
Wie anstrengend die das Reisen und die dazugehörige Organisation ist, hängt natürlich davon ab, in welche Länder und wie lange dein Mitarbeiter reisen möchte und wie oft er das Land wechseln möchte.
Die beste Lösung: eine Testphase!
Wie groß der Aufwand und die Kosten tatsächlich werden, lässt sich vorab nur schwer einschätzen. Daher bietet sich hier eine Testphase an.
Dabei kannst du auch schauen, ob dein Mitarbeiter dein Vertrauen missbraucht und ob er weiterhin die gleiche Leistung erbringt.
“Die Testphase kannst du z.B. zeitlich und/ oder örtlich begrenzen.”
Unter welchen Voraussetzungen funktioniert remotes Arbeiten?
Natürlich kann nicht jeder Beruf im Travel Office ausgeübt werden. Es müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden und auf die werden nun genauer eingehen.
1. Der Job muss es möglich machen
Der Job an sich muss natürlich im Home Office ausführbar sein. Das sind Jobs, die vom Laptop aus und oder Mobiltelefon erledigt werden und keinen persönlichen Kontakt zu Kunden oder Kollegen erfordern.
Dass ein Bereitschaftspolizist oder ein Krankenpfleger nicht heute in Indonesien und nächsten Monat in Südafrika arbeiten kann, versteht sich von selbst.
Es gibt aber auch Berufe, bei denen die Machbarkeit nicht so leicht zu bestimmen ist, z.B. bei Recruitern, Personalentwicklern oder auch Happiness Managern.
2. Zeitverschiebung
Sind Team Meetings und Telefonate Bestandteil des Jobs, muss auf die Zeitverschiebung geachtet werden. Entweder, es werden wird eine Zeitzone vereinbart oder der Arbeitnehmer muss es in Kauf nehmen, auch nachts an einem Video Call teilzunehmen. Sollten die Gespräche nur zu zweit geführt werden, findet man auch Zeiten, die für beide angenehm sind.
Allerdings kannst du auch durch eine starke Zeitverschiebung profitieren, indem du Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen hast und so rund um die Uhr gearbeitet werden kann. Du gibst kurz vor deinem Feierabend einen Auftrag und dein Mitarbeiter hat seinen Arbeitstag währen du schläfst. Beim Arbeitsbeginn am nächsten Morgen hast du dann den erledigten Auftrag vorliegen.
3. Internet & Equipment
Auch offensichtlich ist, dass der Mitarbeiter das nötige Equipment benötigt, um woanders ein eigenes Büro aufzubauen. Allerdings scheint auch dies heutzutage keine große Hürde mehr zu sein, da viele Angestellte einen Laptop erhalten und nicht an einem festen Tower PC arbeiten.
Eine verlässliche Internetverbindung muss ebenfalls sichergestellt sein. Die meisten beliebten Reiseziele verfügen über eine bessere Internetanbindung als Deutschland.
4. Vertrauen
Dass Vertrauen für dieses Vorhaben nötig ist, haben wir bereits besprochen. Vielleicht befürchtest auch du, wie einige Arbeitgeber, einen Kontrollverlust. Doch hast du wirklich mehr Kontrolle, nur weil dein Mitarbeiter im Büro oder bei sich zuhause ist?
Auf der Arbeit sein heißt nicht arbeiten.
Zu erwähnen ist hier noch, dass du dieses Projekt nicht mit Mitarbeitern eingehen solltest, die dir in der Vergangenheit Gründe gegeben haben, ihnen erstmal keinen Vertrauensvorschuss zu geben.
5. Datenschutz
Die technischen Voraussetzungen müssen gegeben sein, dass der Datenschutz eingehalten wird und z.B. ein VPN auch im Wunschort funktioniert.
Der Unterschied zum Home Office ist gar nicht so groß
Tatsächlich sind die Unterschiede zum Home Office für Arbeitgeber gar nicht so groß. Schließlich ist das Travel Office ja Home Office - nur eben in einer anderen Stadt oder Land.
Mangelndes Vertrauen und Equipment waren auch für viele Unternehmen der Grund, den eigenen Angestellten das Arbeiten in den eigenen 4 Wänden nicht zu gestatten.
Das änderte sich 2020 schlagartig. Gezwungenermaßen waren bis zu 45% aller Berufstätigen zumindest teilweise im Home Office tätig.
Wenn deine Mitarbeiter komplett im Home Office arbeiten können, was spricht dann gegen Travel Office?
Beim Arbeiten im Travel Office selbst gelten dieselben Regeln wie für das standardmäßige Home Office. Welche das sind, kannst du in dem Artikel → Herausforderung Home Office -Tipps & Tools für mehr Produktivität nachlesen.
Einen Strich durch die Freiheit könnten die rechtlichen Grundlagen sein. Daher klären wir nun, was bei Home Office im Ausland beachtet werden muss.
Rechtliche Grundlagen
Besprechen wir nun einmal grob die rechtlichen Rahmenbedinungen für das Home Office im Ausland (Stand Dezember 2021).
Gehen wir nun von dem Fall aus, dass ein Arbeitnehmer auf eigenen Wunsch ins Ausland reisen möchte und gleichzeitig bei einem in Deutschland ansässigen Unternehmen arbeiten möchte. Es gilt also keine berufliche Entsendung.
Eine A1 Bescheinigung ist nur zu erbringen, wenn diese ausdrücklich gefordert wird, was meist erst ab einem Zeitraum von über 24 Monaten geschieht.
Arbeitserlaubnis
Außerhalb der EU benötigt dein Mitarbeiter in einigen Ländern eine Aufenthalts- und eine Arbeitsgenehmigung.
Steuern
Bei einem Wohnsitz in Deutschland kann ein Angestellter bis zu 6 Monate im Ausland verbringen und sein Gehalt ganz normal in Deutschland versteuern (183-Tage-Regelung).
Bei einem längeren Auslandsaufenthalt als 6 Monate kann das jeweilige Land die Steuern verlangen. Da Deutschland aber mit sehr vielen Länder Abkommen geschlossen hat, ist eine Doppelbesteuerung sehr unwahrscheinlich.
Vorsicht ist geboten, wenn ein Mitarbeiter lange an einem Ort bleibt. Denn ein dauerhaftes und regelmäßig genutztes Home Office im Ausland kann als eine steuerpflichtige Betriebsstätte des Unternehmens werden interpretiert werden.
Sozialversicherung
Auch das Verbleiben in den deutschen Sozialversicherungen hat Voraussetzungen. Der Wohnsitz des Arbeitnehmers liegt in Deutschland und der Arbeitnehmer regelmäßig in Deutschland und im Ausland Home Office. Dabei muss ein wesentlicher Teil (75% der Zeit) der Arbeit in Deutschland oder der Sitz des Arbeitgebers in Deutschland liegen.
Ein Arbeitnehmer kann also bis zu 3 Monate Im Jahr in einem anderen Land arbeiten ohne dass es zu Auswirkungen auf die Sozialversicherungen kommt.
Dies gilt übrigens auch, wenn der Mitarbeiter mehrmals 3 Monate in in verschiedenen Ländern verbringt (außerhalb Deutschlands).
Eine besondere Frage stellt sich bei der gesetzlichen Unfallversicherung. Da nicht einmal geklärt ist, inwiefern diese bei Unfällen während der Arbeitszeit im deutschen Home Office greift, ist noch schwieriger zu sagen, was bei einem Unfall bei ausländischen Telearbeit passiert.
Die Theorie kann verwirren, wie sieht es in der Praxis aus?
Die rechtlichen Grundlagen sind in der Tat nicht ganz leicht zu durchschauen und klingen schwammig und kompliziert.
Was wird in der Praxis gemacht? Meiner Erfahrung nach sehen die meisten Unternehmen die genaue Einhaltung nicht so streng, nach dem Motto: wo kein Kläger, da kein Richter.
Mit einer privaten Auslandsreise Krankenversicherung sowie einer privaten Unfallversicherung können die größten rechtlichen Risiken vermieden werden.
Solltest du nun deinen Mitarbeitern Remote Work erlauben?
Die bessere Frage lautet meiner Meinung nach: Was sind die Alternativen?
Sabbatical oder Urlaub
Du könntest deinem Mitarbeiter ein Sabbatical oder unbezahlten Urlaub anbieten. Doch für jemanden, der während des Reisens weiter das bisherige Einkommen verdienen möchte, ist das keine attraktive Alternative.
Dein Mitarbeiter kündigt
Wenn der Reisewunsch deinem Mitarbeiter wichtiger ist als sein Job und sich beides nicht miteinander vereinbaren lässt, besteht das Risiko, dass dein Mitarbeiter kündigt - sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt.
Schließlich kann es sein, dass dein Mitarbeiter gar nicht aus eigenem Wunsch durch die Weltgeschichte arbeiten möchte, sondern der oder die Partnerin regelmäßig beruflich ins Ausland oder Reisen muss. Hier wird dein Mitarbeiter seine Prioritäten setzen.
Genau dies solltest du auch tun. Du musst also entscheiden, wie wichtig dir der Mitarbeiter ist.
Bedenke dabei, dass es einige Full Remote Firmen gibt, bei den ausnahmslos alle Mitarbeiter remote Arbeiten.
Fazit: Warum nicht mit einer Testphase starten?
Zugegeben, der gesamte Artikel wirbt eindeutig für das Travel Office. Aber warum denn nicht einfach mit einer Testphase starten und schauen wie es läuft?
Die Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation kann sich stark erhöhen.
Du präsentierst dich als innovativer und attraktiver Arbeitgeber.
Du profitierst von der persönlichen Entwicklung und den neuen Fähigkeiten deines Mitarbeiters.
Die Mitarbeiterbindung wird sich verstärken können.
Dein Mitarbeiter könnte bei Ablehnung kündigen - sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt.
Du kannst Kosten für Miete und Equipment sparen.
Eine Aufenthaltsgenehmigung und eine Arbeitserlaubnis sind teilweise erforderlich.
Eine private Auslandsreise Krankenversicherung und Unfallversicherung können die größten rechtlichen Risiken vermeiden
Travel Office Zusammenfassung HAPPINESS MANAGEMENT BLOG
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Welche Erfahrungen hast du bereits mit dem Travel Office sammeln können? Arbeiten Mitarbeiter von dir global remote? Hast du Bedenken oder findest du, dass die Vorteile überwiegen?
