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Digitale und asynchrone Kommunikation - Tipps für Chats, Video Calls und Online Meetings




Digitale Kommunikation ist längst ein Hauptbestandteil unseres Arbeitsalltags und diese Entwicklung wird sich vermutlich immer weiter verstärken.


In diesem Artikel besprechen wir

  • wie sich digitale Kommunikation von analoger Kommunikation unterscheidet

  • wie du eventuelle Risiken vermeidest

  • wertvolle Praxistipps für die verschiedenen Kommunikationsmedien


Los geht’s!



Inhaltsverzeichnis




Die Besonderheiten digitaler Kommunikation


Als erstes sollte erwähnt werden, dass für die digitale Kommunikation die generellen Grundlagen der Kommunikation und des Umgangs gelten.


Die Vorteile digitaler Kommunikation, wie die Orts- und Zeinunabhängigkeit, Abspeicherung und der Erhalt eines Workflows, sollten wir hier nicht außer Acht lassen.

Gleichzeitig gibt es einige, bedeutende Unterschiede zu analoger und persönlicher Kommunikation, die besondere Risiken und Herausforderungen mit sich bringen.


Wenn du dich als Arbeitgeber mit diesen Risiken nicht aktiv beschäftigst, können sich unproduktive und ungesunde Verhaltensmuster einschleichen.


Diese Risiken variieren je nach eingesetzten Medium. Hier widmen wir uns nun den verschiedenen Besonderheiten, die digitale Kommunikation mit sich bringt.


Fehlende Körpersprache


Bei digitaler Kommunikation entfällt ein essenzieller Bestandteil unserer gewohnten Kommunikation, nämlich unsere Körpersprache.


Die Mehrabian-Formel besagt, dass die Wirkung von Inhalt, Stimmführung und Körpersprache im Verhältnis 7%-38%-55% zusammen wirken.


Demnach ist 93% unserer Sprache non-verbal!

In Chats und Mail entfallen oft jegliche non-verbale Elemente, in Calls haben wir wenigstens noch unsere Stimme und Betonung. In Video Calls und Online Meetings sehen wir die anderen Teilnehmer und daher auch Teile ihrer Körpersprache.


Fehlende bzw. geringere Körpersprache erhöht die Chancen auf Missverständnisse gewaltig und auch die weiteren Herausforderungen von digitaler Kommunikation bergen diese Risiken.


Weniger Kontakt


Generell haben die Mitarbeiter, die vermehrt digital kommunizieren, meist auch weniger Kontakt zu ihren Kollegen und Vorgesetzten. Stichwort: Kommunikation Home Office.


Im Home Office oder in Remote Teams entfallen zufällige Flurgespräche und gemeinsame Kaffeepausen. Diese sind jedoch keine verschwendete Zeit, sondern sorgen für Teambonding und ein Gemeinschaftsgefühl.

Außerdem werden hier oft auch wichtige, arbeitsbezogene Informationen ausgetauscht.


Bei reduziertem Kontakt können auch Konflikte schleichend verstärkt werden, ungeklärt bleiben und so still die Produktivität hemmen.


Viele verschiedene Kanäle


Wie bereits erwähnt gibt es viele verschiedene Kanäle für digitale Kommunikation: Chats, Mails, Calls, Videocalls und Online Meeting. Einige Arbeitgeber geben klar vor, welches Tool für welche Zwecke genutzt werden sollte. Das sorgt für Klarheit.


Denn ohne eine klare Ansage, kontaktiert jeder jeden nach den eigenen persönlichen Vorlieben und es kann eine Verwirrung entstehen, die absolut nicht notwendig ist.


Asynchrone Kommunikation


Digitale Kommunikation ist oft meist auch asynchron - sie findet also mit zeitlicher Verzögerung statt. Bei Mails und Chats ist das offensichtlich, doch auch Zoom Meetings und Videogespräche werden von unserem Gehirn als zeitverzögert wahrgenommen.


Alles ab einer Verzögerung von 0,2 Sekunden wird als asynchron wahrgenommen, was bei auch bei Video Meetings und Live Webinaren meistens zutrifft.


Das ist anstrengend! Außerdem werden auch durch asynchrone Kommunikation Missverständnisse verstärkt und manchmal müssen wir lange auf eine Antwort warten.


Die asynchrone Kommunikation bietet natürlich auch Vorteile, wie z.B. den Erhalt eines Workflows.


Ständige Erreichbarkeit


Ein heiß diskutiertes Phänomen von Home Office und mobilem Arbeiten ist der Always on Modus. Durch digitale Kommunikation verschwimmen die Grenzen von Arbeits- und Privatleben.


Doch die ständige Erreichbarkeit hat nicht nur Folgen für die Work-Life-Balance. Denn selbst während der Arbeitszeit kann sie die Produktivität deiner Mitarbeiter enorm hemmen. Durchgängiges Chatten, 20 Mails am Tag, dazu die täglichen Meetings und hier und da ein Anruf. In einem solchen Berufsalltag geht nicht einiges an Zeit drauf, auch ein Workflow wird so definitiv nicht möglich sein.


Meine Tipps:


  • Rede offen mit deinen Mitarbeitern über die besonderen Herausforderungen von digitaler Kommunikation.


  • Etabliere die Leitlinie, seinem Chat- oder Gesprächspartner stets eine gute Absicht zu unterstellen.


  • Stelle klar, welcher Kanal für welche Zwecke gedacht ist.


  • Gleiche die reduzierte gemeinsam verbrachte Zeit aus, z.B. mit Online Spielen oder digitalen Kaffeepausen.


  • Gebe deinen Mitarbeitern sogenannte “Fokus Stunden”, in denen sie konzentriert ihrer Arbeit nachgehen können und nur in wirklich dringenden Fällen kontaktiert werden sollen.



Wenn du die Grundlagen für allgemeine Kommunikation noch nicht kennst, empfehle ich dir unbedingt unseren Artikel Die Grundlagen der professionellen Kommunikation.




Arten von digitaler Kommunikation


Betrachten wir nun die einzelnen digitalen Kommunikationsmedien etwas genauer.

Vorweg ist noch zu sagen, dass du generell jeden Kanal für verschiedenste Zwecke verwenden solltest.


Meldest du dich z.B. nur per Call oder Video Call, wenn du Kritik üben möchtest, dann werden deine Anrufe schnell gefürchtet.


Außerdem sollte auch die Uhrzeit bei der Wahl deines Medium berücksichtigt werden


Die Wahl des richtigen Mediums


Um den richtigen Kanal für unsere Kommunikation auszuwählen, können wir die Medienreichhaltigkeitstheorie (Englisch: Media Richness Theory) zu Nutze machen.


Diese beschreibt Medien, die mit vielen Sinneswahrnehmungen wahrgenommen werden, als reich und Medien, die nur mit einem oder wenigen unserer Sinne wahrgenommen werden als arm.


Je komplexer nun die Informationen oder der Austausch sind, desto eher sind reiche Medien geeignet und für einfache Ankündigen sind arme Medien die bessere Wahl.




Chats & Mails


Chat und Mails sind die ärmsten unserer digitalen Kommunikationsmedien, da sie nur auf dem geschriebenen Wort basieren. Das lässt uns viel Spielraum für Interpretationen und nicht selten fassen wir die Nachrichten so auf, wie wir die sendende Person allgemein empfinden.


Um die Möglichkeit von Missverständnissen zu reduzieren, können Smileys helfen, doch auch sie sind kein Wundermittel, da auch diese interpretiert werden können.


Gleiches gilt für den Schreibstil. Oft drücken wir uns gewählter und “professioneller” aus, wenn wir Kritik äußern. Deshalb wirken gehobene Formulieren auf viele Mitarbeiter eher negativ.


Der beste Tipp für eine einwandfreie Kommunikation per Mail und Chat: Lese deine Mail vor dem Abschicken erneut durch - aber diesmal aus der Perspektive des Empfängers. Ist genug Kontext enthalten für jemanden, der vielleicht mit dem Kopf gerade ganz woanders ist?

Gibt es einen klaren Call-to-Action oder den deutlichen Hinweis, dass auf diese Mail keine Handlung notwendig ist?



Calls & Video Calls


Calls und Video Call sind deutlich persönlicher als rein schriftliche Kommunikation. Gerade zwischen Mitarbeiter und Führungsperson sollten sie regelmäßig stattfinden - und nicht nur dann, wenn es etwas Konkretes zu besprechen gibt.


Egal ob Mitarbeitergespräch oder kurzer Schnack - ein Call sollte immer geplant werden und nicht spontan deinen Mitarbeiter aus seinen Aufgaben reißen.


Bei Video Calls kannst du üben, deine Körpersprache etwas stärker und deutlicher zu nutzen, denn vorm PC sind wir meist automatisch etwas ruhiger.

Es hat übrigens einen Effekt von Nähe, wenn du den Namen deines Gesprächspartner etwas häufiger nennst, als du es in einem persönlichen Gespräch tun würdest.


Die nun folgenden Tipps für Meetings kannst du auch auf Video Calls übertragen.



Online Meetings


Online Meetings sind eines der bewährtesten Mittel für die remote Kommunikation. Leider können sie wie bereits genannt enorm anstrengend werden, da sie als asynchron wahrgenommen werden.


Dies betrifft vor allem das Video. Dieses sorgt zum einen für ein Gefühl von mehr Nähe und gestaltet unsere Kommunikation durch Körpersprache etwas gewohnter. Gleichzeitig kann es aber auch ablenken, denn oft überprüfen wir durchgehend unser eigenes Aussehen sowie Mimik und Gestik.


Daher kann es hilfreich sein, die Kamera auch einfach mal auszuschalten.

Kommunikation ergänzen


Es gibt ein zwei Kniffe, mit denen du die Kommunikation in virtuellen Meetings ergänzen kannst. Dies ist besonders gut, wenn es Teilnehmer mit Verbindungsproblemen gibt.


Smileys:

Smileys im Chat ermöglichen z.B. Zustimmung während einer Präsentation. Da meistens die Mikrofone der Teilnehmer grundsätzlich stumm geschaltet sind, entfallen typische Zwischenbemerkungen.

Smileys können diese Kommentare ein wenig ersetzen.


Codewörter:

Es passiert nicht selten, dass durch verzögerte Übertragungen Sätze und Aussagen komplett verschwinden oder unverständlich werden. Auch fangen manchmal mehrere Personen gleichzeitig an zu sprechen. Hier können Code Wörter im Chat für Klarheit ( und auch für Spaß) sorgen.


Das könnte dann z.B. so aussehen:


Faultier = Ich habe gerade nichts gehört wegen schlechter Verbindung

Schnecke = Meine Aussage bezog sich auf das Thema zuvor

Esel = Ich ziehe meine Aussage zurück, ich hatte etwas falsch verstanden

Papagei = Ich wollte das gleiche sagen


Achte darauf, nicht zu viele Codewörter zu definieren und sie gemeinsam mit deinem Team zu besprechen.


Erfolge öffentlich loben


Online Meetings sind ein super Zeitpunkt, um deine Mitarbeiter vor ihren Kollegen zu loben. Denn wie bereits besprochen, kommt es in der Regel zu weniger Kontakten, wodurch auch positive Leistungen untergehen können.


Durch ein öffentliches Lob spüren deine Mitarbeiter, dass auch wenn sie örtlich getrennt sind, ihre Leistungen dennoch anerkannt und wertgeschätzt werden.

Dies kann auch Mitarbeiter anspornen, die bisher weniger motiviert waren, weil sie dachten, ihre Arbeit wird eh kaum gesehen.


Zoom Fatigue vermeiden


Als Zoom Fatigue wird ein Erschöpfungszustand bezeichnet, der durch Online Meetings hervorgerufen wird. Er entsteht durch die verzögerte Kommunikation und die unterschiedlichen Qualitäten von Video und Mikrofon.


Was dagegen hilft? Nicht zu viele und zu lange Meetings organisieren!

Es sollten stets nur die Mitarbeiter teilnehmen, die für dieses Meeting wirklich notwendig sind. Dazu solltest du ausreichend Pausen einplanen und - falls möglich - deinen Mitarbeitern eigenständige, zusätzliche Pausen ermöglichen, z.B. mit Online Spielen.



Die richtigen Tools


Für eine gelungene digitale Kommunikation ist auch die Wahl der richtigen Tools entscheidend. Ein virtuelles Büro z.B. ist ein Ort, an dem digitale Kommunikation und Unternehmenskultur stattfinden kann.


Wenn dich das Thema interessiert, dann schaue unbedingt bei unserem Artikel: Die besten Tools für Personaler - Digitale Lösungen für das Personalwesen vorbei.




After Work - auch für remote Teams!


Alles, was du bisher über die digitale Kommunikation gelesen hast, bezieht sich natürlich nicht nur auf das Berufsleben, denn auch private, persönliche Treffen wie Team Events, Sommerfeste und Weihnachtsfeiern werden heutzutage oft digital geplant.


So auch das typische After Work, ein nettes Beisammen nach Feierabend. Um diese digital so attraktiv zu gestalten, dass deine Mitarbeiter freiwillig noch länger vor ihrem Bildschirm sitzen bleiben, kannst du z.B. einen Spieleabend organisieren. Einige Spiele Ideen findest du hier in unserem Artikel für eine digitale Weihnachtsfeier.


Und wenn du deine Angestellten so richtig begeistern willst, bestellst du ihnen für diesen Abend z.B. Pizza nach Hause!



Fazit: Mit ein paar Tricks ist digitale Kommunikation ganz einfach!

  • Digitale Kommunikation ermöglicht zeit- und ortsungebundene Kommunikation.

  • Sie ist oft abgespeichert und daher gut dokumentiert.

  • Sie kann asynchron erfolgen, wodurch ein Workflow beibehalten werden kann.

  • Die Nachteile von digitaler Kommunikation sind

    • Fehlende bzw. reduzierte Körpersprache

    • Weniger Kontakt

    • Unübersichtlichkeit durch viele verschiedene Kanäle

    • die Nachteile von asynchroner Kommunikation

    • Ständige Erreichbarkeit

  • Meine Tipps für dich sind:

    • Rede offen mit deinen Mitarbeitern über die besonderen Herausforderungen digitaler Kommunikation.

    • Etabliere die Philosophie, seinem Chat- oder Gesprächspartner stets eine gute Absicht zu unterstellen.

    • Stelle klar, welcher Kanal für welche Zwecke gedacht ist.

    • Gleiche die reduzierte gemeinsam verbrachte Zeit aus, z.B. mit Online Spielen oder digitalen Kaffeepausen.

    • Gebe deinen Mitarbeitern sogenannte “Fokus Stunden”, in denen sie konzentriert ihrer Arbeit nachgehen.

    • Wähle dein Kommunikationsmedium mit Bedacht.

    • Lese deine Mail vor dem Abschicken erneut durch - aber diesmal aus der Perspektive des Empfängers.

    • Anrufe und Video Calls sollten stets terminiert werden und nicht nur für Kritik und bestimmte Anlässe geführt werden.

    • Online Meetings können anstrengend sein und zu Zoom Fatigue führen.

    • Deswegen lieber weniger und kurze Meetings organisieren.

    • Die Kamera kann in einem Meeting oder Call ablenken und verunsichern.

    • Du kannst die Kommunikation in virtuellen Meetings mit Smileys und Codewörtern ergänzen.

    • Lobe die Erfolge und guten Leistungen deiner Mitarbeiter vor ihren Kollegen in Meetings.

  • Die richtigen Tools ermöglichen und erleichtern digitale Kommunikation.

  • Auch After Work geht digital!


Hier gibt's die Zusammenfassung als Download:

Digitale Kommunikation HAPPINESS MANAGEMENT BLOG Fazit
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