Die besten Tools für Personaler - Digitale Lösungen für das Personalwesen
Die Digitalisierung ist in vollem Gange und macht auch vor dem Personalwesen keinen Halt. - ganz im Gegenteil!
Human Resources ist bereits so stark digitalisiert, dass die meisten digitalen Prozesse für uns selbstverständlich sind.
In diesem Artikel werde ich dir praktische und hilfreiche digitale Tools für verschiedene Bereiche der Personalabteilung vorstellen.
Legen wir los!
Inhaltsverzeichnis
Warum das Personalwesen digitalisieren?
All-in-One Komplettlösungen
Bewerbermanagement mit künstlicher Intelligenz
Tools fürs Home Office und Remote Worker
Desk Sharing
Digitale Firmenkreditkarten
Mitarbeiter Apps
Spesen- und Reisekostenabrechnungen digitalisieren
Umfrage Tools
Fazit: Große Chancen, kaum Risiko
Digitale Tools für jeden Usecase
Warum das Personalwesen digitalisieren?
Die Digitalisierung hat das Personalwesen in den letzten Jahren sehr stark verändert. Bewerbungen werden heutzutage per Mail verschickt und nicht mehr in einer Bewerbermappe per Post und Personalakten werden nicht mehr in Ordnern geführt, sondern in dafür vorgesehenen Programmen.
Digitale Daten sind schneller, zuverlässiger und besser nachzuvollziehen.
Digital gespeicherte Informationen und Dokumente gehen quasi nie verloren oder werden beschädigt - insbesondere, wenn es sich um eine cloudbasierte Anwendung handelt (Erklärung folgt).
Dazu ermöglicht die digitale Transformation die Automatisierung von Prozessen, z.B. kann eine Bewerberakte direkt zu einer Mitarbeiterakte werden und verringert so den Aufwand für diese Prozesse.
Durch automatisierte Prozesse sparst du Ressourcen wie Zeit und Personalkosten.
Dazu kann die Arbeit für deine Mitarbeiter so als angenehmer empfunden werden und ihre Zufriedenheit erhöhen.
Daher spielt auch die Digitalisierung eine wichtige Rolle im Happiness Management bzw. Feel Good Management.
Digitale Tools können eine enorme Entlastung für deine Mitarbeiter sein
Kommen wir nun zu den Tools mit ihrem jeweiligen Usecase.
All-in-One Komplettlösungen
Die Digitalisierung der Human Resources Abteilung ermöglicht deinem Unternehmen einen enormen Wettbewerbsvorteil.
All-in-One Tools können Zeit sparen, die Fehlerquote reduzieren und viele Prozesse automatisieren.
Nun stelle ich dir Tools vor, die umfangreiche Funktionen aus verschiedenen Bereichen des Personalwesens kombinieren. Dazu zählen die Verwaltung von Dokumenten, Buchhaltung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Bewerbermanagement und vieles mehr.
Du solltest darauf achten, dass die von dir gewählte Software über für dich wichtige Schnittstellen wie beispielsweise DATEV oder Dakota verfügt.
Besonders praktisch ist der Employee Self Service, den die meisten Tools haben. Dieser ermöglicht deinen Mitarbeiter z.B. das eigenständige Hochladen von Attesten, das Stellen von Urlaubs- und Abwesenheitsanträgen oder das Nachschauen der verbleibenden Urlaubstage.
Kommen wir nun zu den einzelnen Anbietern.
staff board
staffboard ist ein deutscher Anbieter einer All-in-One Software für Startups, kleine und mittlere Unternehmen und Non-Profit Organisationen.
Die Anwendung ist cloudbasiert, d.h. sie kann von jedem PC ohne Installation über den Browser aufgerufen werden. Der Anbieter beschreibt die Software als benutzerfreundlich und flexibel.
Du kannst die Anwendung 30 Tage lang kostenlos testen.
Funktionen:
Digitale Personalakte
- Employee Self Service
- Mitarbeiterübersicht
- Organigramm
- Reports
- Dokumentenablage
Feedback & Performance
- Notizen von Mitarbeitergesprächen mit Sternebewertung & Freitext
- Zielvereinbarungen
- Fortschritt einsehen
Zeiterfassung
- Monatliche Übersicht
- Projektbezogene Zeiterfassung
- Überstunden erfassen
Abwesenheitsmanagement
- Kalenderansicht
- Abwesenheitsanträge
- Reports
Bewerbermanagement
- Bewerbungsformular auf Ihrer Webseite
- Bewerberaktie und -Liste
- individuelle Bewerbungsprozesse
Learning & Weiterbildung
- Eventplanung und - erstellung
Preise: individuell auf Anfrage
Personio
Auch Personio ist eine cloudbasierte Komplettlösung für deine HR Abteilung. Der Anbieter kann bereits einige namhafte Kunden wie Statista, Verivox, oder HolidayCheck vorweisen.
Vorab kannst du die Anwendung 14 Tage lang kostenlos testen.
Funktionen:
Rekrutierung
- Stellenausschreibung
- Bewerbermanagement
Verwalten
- Digitale Personalakte
- On-/ Offboarding
- Arbeitszeiterfassung
- Abwesenheitsmanagement
- Dokumentenverwaltung
Bezahlen
- vorbereitende Entgeltabrechnung
- DATEV Lohnabrechnung
Entwickeln
- Feedback
- Performance
Personaldaten
- Rollen und Rechte
- Employee Self Service
- Berichte und Analytics
Workflows
- Aufgaben & Erinnerungen
- Elektronische Signatur
Integrationen
- Slack
- DATEV
- Peakon
- Google Calender
- Indeed
- LinkendIn
und viele mehr!
Preise: ab €94,05 monatlich
rexx systems
rexx systems bietet nach eigener Aussage das Human Resources Gesamtpaket, um einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen und zu erhalten.
Auch dieser Anbieter arbeitet mit einigen bekannten Unternehmen wie Alnatura, Merck, ProSiebenSat.1 und New Yorker zusammen.
Du kannst eine Anfrage für eine kostenlose Testphase schicken.
Funktionen:
Recruiting
- Jobportal
- Empfehlungsmanagement
- Online Assessment
Talent Management
- Mitarbeitergespräche
- Zielvereinbarungen
- Feedback
- Onboarding
- Seminarmangagement
- E-Learning
- Skillmanagement
Human Resources
- Personalmanagement
- Digitale Personalakte
- Stellenplan
- Zeitwirtschaft
- Compensation & Benefits
- Ausbildungsmanagement
- Self Service
kenjo
Der Anbieter Kenjo möchte die Digitalisierung und Automatisieren deines HR-Managements mithilfe einer einfachen Software unterstützen.
Auch kenjo arbeitet mit der Cloud und funktioniert daher auch für ausländische Standorte. Dazu nimmt der Anbieter den Datenschutz sehr ernst und ist daher EU-DSGVO konform.
Auch diesen Anbieter kannst du vorab kostenlos testen für 14 Tage.
Funktionen:
Einfache Verwaltung
Engagierte Mitarbeiter
Preise:
- Professional: 4,50€ pro Mitarbeiter / pro Monat
- Premium: 5,40€ pro Mitarbeiter / pro Monat
adata
Bei adata erhältst du eine All-in-One Personalwesen-Plattform für den Mittelstand. Der Anbieter beschreibt seine Software als integrierbar, zertifiziert und benutzerfreundlich.
Zu den folgenden Funktionen kannst du zusätzlich deine Lohnabrechnung outsourcen.
Funktionen:
Personalmanagement
- Stellenverwaltung
- Bewerberverwaltung mit Portal
- Terminverwaltung
- Seminarverwaltung
- Stellenverwaltung
- Bewerberverwaltung mit Portal
- Terminverwaltung
- Seminarverwaltung
- Untersuchungsplaner
- Qualifikationen der Mitarbeiter auf einen Blick
Zeiterfassung:
- Arbeitszeiterfassung
- Individuelle Arbeitszeitmodelle
- Zeitkontenführung
- Schichterkennung
- Ampelwarnsystem für Überstunden
- Urlaubsverwaltung
- An- und Abwesenheitsübersicht
Lohnabrechnung
- Personalabrechnung
Rechnungswesen
- Finanzbuchhaltung
- Anlagenbuchhaltung
Preise: individuell auf Anfrage
Bewerbermanagement mit künstlicher Intelligenz
Der Tech Gigant Google erhält im Jahr ca. 2 Millionen Bewerbungen. Diese Bewerbungen zu prüfen ist ein enormer und kostspieliger Aufwand, doch auch hier für gibt es ein praktisches Tool: eine Bewerbervorauswahl von künstlicher Intelligenz!
Mit einer solchen Bewerbermanagement Software kannst du gewisse Anforderungen z.B. Studienabschlüsse, Sprachkenntnisse oder Gehaltsvorstellungen festlegen. Alle Bewerber, die deinen Kriterien nicht entsprechen, werden sofort aussortiert.
Das spart Zeit und Personal, birgt natürlich aber auch die Gefahr, Mitarbeiter mit Potential abzulehnen, weil eine Software nicht über ihren Code hinaus denken kann.
Zwei Anbieter stelle ich dir jetzt vor:
SAP SuccessFactors Recruiting
SuccesFactors Recruiting ist eine End-to-end Recruiting Software, die neben grundlegenden Funktionen wie dem Posten von Stellenanzeigen oder Kontaktaufnahme mit Bewerbern auch eine Filterfunktionen für Bewerbungen zur Verfügung stellt.
Oracle Taleo
Oracle Taleo bezeichnet sich selbst als Talentakquise Suite für Sourcing, Recruiting und Onboarding. Die Software ermöglicht KI gestützte Analysen.
Tools fürs Home Office und Remote Worker
Der Digitalisierung sei Dank gibt es einige, sehr praktische Anwendungen, die den beruflichen Alltag im Home Office optimieren und die Teamarbeit auch auf Distanz super funktionieren lassen.
Virtuelles Büro (z.B. Teamflow)
Ein virtuelles Büro ist ideal um anzuzeigen, wer gerade “auf der Arbeit” ist. Deine Mitarbeiter loggen sich ein und nehmen virtuell an einem Schreibtisch Platz. So kannst du und auch die Kollegen untereinander sehen, wer am arbeiten ist und dadurch auch vermutlich erreichbar.
Zusätzlich können deine Mitarbeiter auch miteinander kommunizieren. Bei Teamflow gibt es eine Chatfunktion und ihr könnt euch unterhalten, wenn ihr in der Nähe voneinander seid - mit oder ohne Video.
→ Hier bekommst du noch mehr Infos und Anbieter zum Virtual Workspace.
Arbeitszeit Tracker (z.B. Toggl)
Super simpel und so genial: ein einfacher Arbeitszeit Tracker ermöglicht deinen Angestellten das Festhalten ihrer Arbeitszeit mit einer Start/Stop Funktion. Mit einem Klick beginnt die Messung und mit einem weiteren Klick endet sie wieder.
So erhältst du eine Übersicht über die Arbeitszeiten deiner Belegschaft und erfüllst gleichzeitig die Pflicht, die Überstunden deiner Mitarbeiter festzuhalten.
→ Hier findest du einen detaillierten Blogartikel über Tools zur Arbeitszeiterfassung.
Projektmanagement Tools (z.B. Trello)
Für Projekte, an denen mehrere deiner Mitarbeiter arbeiten, ist ein übersichtliches Tool eine produktive Lösung. Bei Trello kannst du eine Karte pro Projekt und verschiedene Bearbeitungsschritte erstellen. Immer, wenn ein Schritt erledigt wurde, kann dein Mitarbeiter die Karte dem nächsten Schritt zuweisen.
So kannst du und auch alle anderen Beteiligten stets einsehen, wo das Projekt gerade steht und wer aktuell daran arbeitet.
Hintergründe für Meetings und Bewerbungsgespräche
Zoom, Microsoft Teams, Skype Business, Google Meet - all diese Anbieter für Online Meetings, Konferenzen und mehr sind dir sicherlich bekannt. Doch nicht jede dieser Anwendungen ermöglicht das Bestimmen und Auswählen eines Hintergrundes.
Gerade im Home Office kann dies aber enorm wichtig sein, um die deine Privatsphäre und die deiner Mitarbeiter zu schützen und auch, um bei Gesprächen mit Externen - beispielsweise Kunden, Bewerbern, Geschäftspartnern - einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Hierbei hilft Software, die dir bei allen Videochat Programmen das Einstellen eines gewünschten Backgrounds ermöglicht. Einer dieser Anbieter ist z.B. ManyCam.
Geräuschunterdrückung
Virtuelle Hintergründe können unerwünschte optische Störungen vermeiden und eine Software zur Geräuschunterdrückung kann störende Hintergrundgeräusche ausblenden.
Kinder im Home Schooling , bellende Hunde oder klingelnde Paketboten können so Meetings nicht die Ruhe nehmen.
So kannst du auch hier wieder eine digitale Ergänzung anwenden, um für mehr Seriosität und Professionalität zu sorgen, mit z.B. krisp.
Digitale Signatur (z.B. Skribble)
Deine Mitarbeiter können einiges an Zeit sparen, wenn sie nicht ständig Unterschriften von Vorgesetzten oder Kollegen im Original einholen müssen. Für Briefe, Verträge oder Genehmigungen können auch digitale Unterschriften genutzt und somit das Ausdrucken und der Postweg gespart werden.
Digitale Tools für jeden Usecase findest du übrigens auf dem genialen Blog Digital Affin!
Bildschirmaufzeichnung (z.B. loom)
All diese Tools bedienen zu können, muss erstmal gelernt sein. Remote kann das schon mal gar nicht so leicht sein. Hier hilft Software zur Bildschirmaufzeichnung.
So kannst du deinem Team visuell zeigen und dazu per Mikrofon erklären, was du ihnen mitteilen möchtest.
So funktioniert's: Du nimmst das Video auf - nach Belieben mit Ton - und erhältst einen Link. Diesen kannst du dann an deine Mitarbeiter schicken und schön können sie deine Anweisungen sehen. Das war's!
Desk Sharing
Arbeiten deine Mitarbeiter zeitweise im Office und zeitweise mobil und nutzen daher die Arbeitsplätze im Büro abwechselnd, ist eine Anwendung für dieses Desk Sharing äußerst hilfreich.
So können du und dein Team organisieren, wer wann im Office ist und wie viele Plätze zur welcher Zeit frei sind.
Hier möchte ich dir wieder zwei Anbieter vorstellen.
desk.ly
Mit desk.ly kannst du das Desk Sharing in deinem Unternehmen für alle übersichtlich gestalten. Dabei kann die Anwendung mehr als nur das einfache Reservieren eines Arbeitsplatzes.
Funktionen:
cloudbasiert
Raumpläne
Check In
eigene App
Arbeitsplatzeigenschaften
Lieblingsplätze markieren
White Label
Live Chat
Anonyme Buchung
Integrationen (z.B. Microsoft 365, Outlook)
Preis:
- Free: bis 10 Benutzer
- Corona Support: aktuell kostenlos, später 0,20€ pro Nutzer
- Enterprise: 0,50€ pro Nutzer
Flexoplus
Flexopus ist ein modernes Buchungssystem für flexible Arbeitsplätze und Besprechungsräume, aber auch für Parkplätze. Dabei kannst du dich und deine Mitarbeit in 3 verschiedene Rollen aufteilen: Benutzer, Manager und Administrator, die jeweils verschiedene Rechte in der Software haben.
Funktionen:
Nutzung für Mobile, Tablet und PC
cloudbasiert
DS-GVO konform
Integrationen (z.B. Google Workspace, Microsoft Office 365)
White Label
In Deutschland gehostet
Preis: individuell auf Anfrage
Digitale Firmenkarten
Mit dieser FinTech Innovation kannst du im Handumdrehen virtuelle Kreditkarten erstellen und deinen Mitarbeitern aushändigen. Dabei handelt sich eben nicht um physische Karten aus Plastik, sondern um rein digitale, die per App erstellt werden.
Die Vorteile sind:
eine sofortige Verfügbarkeit